Die Kostenplanung ist ein zentrale Funktion bei der Planung und Umsetzung eines Architektenhauses und beginnt bereits in der frühen Entwurfsphase. Schon bei den ersten Entwürfen wird eine grobe Baukostenschätzung vorgenommen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets des Bauherrn bleibt. Diese erste Kostenschätzung basiert auf den bisherigen Erfahrungen des Architekten sowie auf vergleichbaren Bauprojekten und gibt einen allgemeinen Überblick über die zu erwartenden Gesamtkosten.
Wenn ein festes Kostenlimit vorgegeben ist, wird dies als Rahmen für die gesamte Planung herangezogen. Der Architekt muss dann sicherstellen, dass alle Entwürfe und Planungen innerhalb dieses Budgets bleiben. In vielen Fällen sind dabei Kompromisse erforderlich, etwa bei der Auswahl von Materialien oder dem Umfang bestimmter Ausstattungen, um das Kostenlimit einzuhalten, ohne die Qualität oder Funktionalität des Gebäudes zu beeinträchtigen. Dieser Prozess erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Bauherrn, dem Architekten und den Fachplanern.
Die einzelnen Kostenpositionen werden während des Planungsprozesses detailliert ermittelt und dokumentiert. Dies geschieht zuerst in Form von Kostenschätzungen und später als Kostenberechnungen, die die einzelnen Gewerke und Bauabschnitte genau aufschlüsseln. Je weiter die Planung fortschreitet, desto präziser werden diese Angaben. In der Ausführungsplanung werden dann die genauen Kosten für alle Bauleistungen und Materialien festgelegt. Auch Angebote von Bauunternehmen und Lieferanten werden in diesem Stadium eingeholt und als Grundlage für die finale Kostenaufstellung verwendet.
Der Prozess der Kostenkontrolle und Kostensteuerung beginnt parallel zur Ausführungsplanung, noch bevor der eigentliche Bau startet. In dieser Phase werden die geplanten Kosten regelmäßig mit den tatsächlichen Angeboten und später auch den laufenden Baukosten abgeglichen. Ziel ist es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, um das Budget nicht zu überschreiten. Sollte es während der Bauphase zu unerwarteten Kostensteigerungen kommen, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um diese entweder durch Einsparungen in anderen Bereichen auszugleichen oder in Abstimmung mit dem Bauherrn durch Anpassungen im Budget.