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Das Kostenmanagement spielt eine überaus wichtige Rolle bei der professionellen Umsetzung eines Bauprojektes und umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um die Baukosten zu planen, zu überwachen und zu steuern. Bereits in den frühen Phasen der Projektentwicklung wird eine erste grobe Kostenschätzung vorgenommen, die als Orientierungshilfe für den Bauherrn dient. Diese Schätzung basiert auf dem Entwurf und gibt einen ersten Überblick über die zu erwartenden Baukosten. Im Laufe der weiteren Planung, insbesondere in der Ausführungsplanung, werden die Kosten im Zuge der Kostenplanung immer genauer kalkuliert und auf die einzelnen Bauabschnitte und Gewerke aufgeschlüsselt.
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Ein festgelegtes Budget ist der Ausgangspunkt für das Kostenmanagement. Der Architekt und die beteiligten Planer müssen sicherstellen, dass die Entwürfe und technischen Lösungen im Rahmen dieses Budgets bleiben. Dabei werden immer wieder Kostenanalysen durchgeführt, um zu überprüfen, ob das Projekt finanziell auf Kurs bleibt. Ein effektives Kostenmanagement erfordert, dass die geplanten Kosten regelmäßig mit den tatsächlichen Ausgaben abgeglichen werden. Diese Überwachung wird als Kostenkontrolle bezeichnet und stellt sicher, dass Kostenabweichungen frühzeitig erkannt und behoben werden können.
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Zusätzlich zur Kostenkontrolle gehört auch die Kostensteuerung zum Kostenmanagement. Hierbei geht es darum, aktiv Maßnahmen zu ergreifen, um das Budget einzuhalten. Das kann etwa durch Optimierungen im Bauablauf, durch die Auswahl kostengünstigerer Materialien oder durch Verhandlungen mit Bauunternehmen geschehen. Ebenso gibt es die Möglichkeit, vielleicht mehrere kleine Einsparungen für schon gelaufene Maßnahmen sozusagen „aus dem Plan „auszubuchen“ und für die Kostenkompensation der verteuerten Maßnahmen zu nutzen. Damit könnte der Kostenplan in Summe wieder ausgeglichen werden. Der gesamte Prozess des Kostenmanagements erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Bauherrn, Architekten und Bauunternehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt finanziell tragfähig bleibt und das gewünschte Ergebnis erzielt wird.