Welche Punkte sollten in den Vergabeverhandlungen unbedingt geklärt werden, bevor ich den Auftrag vergebe?

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Bevor Sie den Auftrag an ein Bauunternehmen oder Handwerker vergeben, sollten Sie sicherstellen, dass alle wesentlichen Punkte in den Vergabeverhandlungen geklärt und schriftlich festgehalten werden. Dies schützt Sie vor unerwarteten Kosten, Verzögerungen und rechtlichen Streitigkeiten. Hier sind die wichtigsten Punkte, die unbedingt geklärt werden sollten:

1. Leistungsumfang (Leistungsverzeichnis)

  • Detaillierte Beschreibung der Leistungen: Das Leistungsverzeichnis muss genau festlegen, welche Arbeiten und Leistungen das Bauunternehmen erbringen soll. Jede Position sollte präzise beschrieben sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Materialien und Qualitäten: Legen Sie fest, welche Materialien verwendet werden sollen und welche Qualitätsanforderungen bestehen. Das betrifft sowohl Baumaterialien als auch Ausstattung (z.B. Fliesen, Fenster, Dämmung).
  • Optionale Leistungen: Klären Sie, ob es mögliche Zusatzleistungen gibt, die später hinzugebucht werden können, und wie diese zu vergüten sind.

2. Kosten und Preisstruktur

  • Festpreis oder Einheitspreis: Entscheiden Sie, ob ein Festpreis für das gesamte Projekt vereinbart wird, oder ob nach Einheitspreisen (pro Quadratmeter, pro Stunde, etc.) abgerechnet wird. Bei Festpreisen ist es wichtig, dass alle Leistungen klar definiert sind, um Nachträge zu vermeiden.
  • Mehrkosten und Nachträge: Vereinbaren Sie, unter welchen Bedingungen Mehrkosten oder Nachtragsarbeiten entstehen dürfen. Alle zusätzlichen Leistungen sollten vorab schriftlich genehmigt werden.
  • Eventuelle Preisgleitklauseln: Falls Materialien teurer werden, sollten Sie klären, wer die Mehrkosten trägt. Eine Preisgleitklausel kann hier bestimmte Preissteigerungen abdecken.

3. Zeitplan und Bauzeiten

  • Baubeginn und Fertigstellung: Legen Sie den genauen Zeitpunkt für den Baubeginn und die Fertigstellung fest. Ein verbindlicher Zeitplan ist wichtig, um Verzögerungen zu vermeiden.
  • Zwischenfristen und Meilensteine: Definieren Sie wichtige Zwischenfristen für bestimmte Bauabschnitte (z.B. Rohbau, Innenausbau), an denen der Fortschritt überprüft wird.
  • Verzugsstrafen: Vereinbaren Sie, welche Strafen fällig werden, falls der Zeitplan nicht eingehalten wird. Verzugsstrafen bieten einen Anreiz für pünktliche Fertigstellung.

4. Gewährleistung und Mängelhaftung

  • Gewährleistungsfristen: Klären Sie, wie lange die Gewährleistung für Bauleistungen und Materialien besteht. Üblich sind fünf Jahre nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen).
  • Mängelrügen und Nachbesserungen: Legen Sie fest, wie Mängel während und nach der Bauphase gemeldet werden können und wie lange das Unternehmen Zeit hat, um nachzubessern.
  • Kaution oder Sicherungseinbehalt: Vereinbaren Sie, ob eine Kaution oder ein Sicherungseinbehalt zurückgehalten wird, um eventuelle Mängel in der Bauphase abzusichern.

5. Zahlungsmodalitäten

  • Zahlungsplan: Legen Sie einen Zahlungsplan fest, der an den Baufortschritt gekoppelt ist. Abschlagszahlungen sollten nur nach erbrachter Leistung erfolgen, z.B. nach Abschluss bestimmter Bauabschnitte.
  • Sicherheitseinbehalt: Überlegen Sie, ob ein Sicherheitseinbehalt (z.B. 5% der Bausumme) bis zur endgültigen Abnahme zurückbehalten wird, um die Beseitigung von Mängeln sicherzustellen.
  • Schlusszahlung: Die Schlusszahlung sollte erst nach vollständiger Fertigstellung und Abnahme der Bauleistung erfolgen.

6. Bauabnahme

  • Abnahmeverfahren: Vereinbaren Sie, wie die Bauabnahme erfolgt. Eine förmliche Abnahme ist wichtig, da sie den Übergang des Risikos und der Haftung an den Bauherren markiert.
  • Abnahmeprotokoll: Führen Sie ein schriftliches Abnahmeprotokoll, in dem alle Mängel und offenen Punkte festgehalten werden. Erst nach Beseitigung der Mängel sollten Zahlungen freigegeben werden.

7. Vertragsstrafen und Sicherheitsvorkehrungen

  • Vertragsstrafen bei Terminüberschreitungen: Vereinbaren Sie Vertragsstrafen, falls der Bau nicht rechtzeitig fertiggestellt wird. Das sorgt für Druck auf das Bauunternehmen, die Arbeiten fristgerecht abzuschließen.
  • Sicherheitsvorkehrungen: Klären Sie, welche Sicherheitsvorkehrungen auf der Baustelle notwendig sind und wer die Verantwortung dafür trägt (z.B. Baustellensicherung, Schutzmaßnahmen für Nachbarn).

8. Versicherungen

  • Bauleistungsversicherung: Stellen Sie sicher, dass eine Bauleistungsversicherung abgeschlossen wird, die Schäden während der Bauphase abdeckt (z.B. durch Unwetter, Vandalismus).
  • Haftpflichtversicherung: Das Bauunternehmen sollte über eine entsprechende Haftpflichtversicherung verfügen, die eventuelle Personen- oder Sachschäden während der Bauarbeiten abdeckt.

9. Kommunikations- und Eskalationswege

  • Kommunikationsabläufe: Legen Sie fest, wie und wie oft über den Baufortschritt berichtet wird und wer die Ansprechpartner auf beiden Seiten sind (z.B. Bauleiter, Projektmanager).
  • Eskalationswege: Definieren Sie, wie bei Problemen oder Streitigkeiten vorgegangen wird, z.B. durch Schlichtung oder Mediation, bevor es zu rechtlichen Schritten kommt.

10. Umgang mit unvorhergesehenen Problemen

  • Bodenverhältnisse und unerwartete Hindernisse: Sprechen Sie darüber, wie unvorhergesehene Probleme wie schlechte Bodenverhältnisse, Altlasten oder andere Hindernisse behandelt werden.
  • Kostenübernahme: Klären Sie, wer in diesen Fällen für zusätzliche Kosten aufkommt, und welche Regelungen zur Vergütung von Mehrarbeiten gelten.

11. Bauleitung und Verantwortlichkeiten

  • Bauleitung: Wer übernimmt die Bauleitung? Klären Sie, welche Rolle der Architekt hat und wie die Koordination der einzelnen Gewerke erfolgt.
  • Verantwortlichkeiten: Definieren Sie klar, welche Partei für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist, um Verantwortungsdiffusion zu vermeiden.

Fazit:

Alle diese Punkte sollten vor der Auftragserteilung vertraglich festgehalten werden, um klare Verhältnisse zu schaffen und mögliche Konflikte zu vermeiden. Eine transparente und detaillierte Vereinbarung schützt Sie vor unerwarteten Kosten, Verzögerungen und Rechtsstreitigkeiten. Wenn alle offenen Fragen im Vorfeld geklärt sind, kann das Bauvorhaben effizienter und reibungsloser verlaufen.